Odkąd pamiętam byłam mistrzynią snucia planów, szczególnie takich, z których potem nic nie wynikało. Niezbyt optymistyczny początek jak na wpis ze złotymi radami, prawda? Spokojnie, to dla zarysowania perspektywy, że dla każdego (nawet najbardziej beznadziejnego!) przypadku jest nadzieja :)
Dla kontrastu, im dalej w dorosłość i we własną działalność szłam, tym częściej zdarzało mi się słyszeć “ale Ty jesteś ogarnięta! Zazdroszczę Ci. Jak Ty to robisz?”. Na początku puszczałam takie komplementy mimo uszu, bo wiedziałam jaka jest prawda – “na zapleczu” byłam jednym wielkim (działającym, ale wciąż) chaosem. Z upływem czasu zaczęłam jednak zauważać, że w sumie to może nie jest ze mną tak źle?
Oczywiście, co typowe dla mnie, nigdy nie ustałam w poszukiwaniu drogi do dobrego planowania i opanowania tego całego bajzlu. Naturalne więc, że z czasem stawałam się w tym lepsza, więcej rzeczy zaczęło mi się udawać, wreszcie UCZYŁAM SIĘ na błędach, wyciągałam z nich wnioski, wprowadzałam w życie ulepszenia i tak… do dziś!
Dziś jestem w miejscu, gdzie bez porządnego planowania nie dojdę nigdzie. Blog jest dla mnie bardzo ważną częścią życia i żeby działał dobrze, wymaga ode mnie porządnego planowania. Do tego, kiedy piszę te słowa jestem w 9 miesiącu ciąży i siedzę jak na tykającej bombie – w każdej chwili mogę urodzić co skutecznie pozbawi mnie kontroli nad życiem, a na pewno nad blogiem na jakiś czas :)
Jedyny ratunek więc w planowaniu!
Całe szczęście, jestem bardzo zadowolona z poziomu planowania do jakiego doszłam. Jest on okupiony toną porażek, świecenia oczami i wieloma fakapami (że tak zarzucę korpomową), ale było warto. Oczywiście pewnie może można było dojść do tego inną drogę, ale moja była właśnie taka i już jej nie zmienię. Więc doceniam, że w końcu doszłam gdzie doszłam i podoba mi się tu! :)
A teraz przechodząc do rzeczy, poznajcie kilka sekretów, czyli…
Moich 7 strategii skutecznego planowania
Nie biorę na siebie za dużo
Po prostu mówię tu wielkie NIE! Wiele razy pisałam Wam o tym, że mam skłonność do pracy nad zbyt wieloma rzeczami na raz i wielokrotnie pokazywałam opłakane tego skutki. Powtórzę: zwykle orientowałam się, że mam na głowie za dużo, gdy dochodziłam do ściany, gdzie nie dało się już nic zrobić. I uwierzcie mi – mało jest bardziej nieprzyjemnych uczuć (oczywiście dla mnie) niż świadomość niewypełnionego zobowiązania!
Dlatego tej zasady trzymam się sztywno – nie biorę na siebie więcej zadań niż mogę udźwignąć. W praktyce wygląda to tak, że zobowiązuję się (również przed sobą) do połowy rzeczy, które wydaje mi się, że mogę zrobić. Dzięki temu zostaje mi trochę czasu na spontaniczne działanie w obliczu nadarzającej się okazji. Bardzo miła sprawa. Polecam!
Planuję w krótkich blokach czasowych
90 dni naprzód to maksimum. Marzę o tym, by kiedyś dojść do planowania w perspektywie roku, ale narazie uważam, że kwartał jest good enough. Wręcz czasem perfect.
Widzę to tak: kiedy planujesz rok, na przykład w styczniu, to z każdym kolejnym miesiącem spada prawdopodobieństwo, że zaplanowany na ten czas projekt będzie aktualny. Pod każdym względem. Rok to taki długi okres, że naprawdę ekstremalnie ciężko przewidzieć co zdarzy się np. przed wrześniem, żeby przewidzieć jaki będzie październik. Szczególnie, że żyjemy w bardzo dynamicznych czasach i aż szkoda odbierać sobie elastyczności!
Lubię wiedzieć co zrobię w danym roku (tak jak napisałam to w moim biznesplanie na 2017 rok), jednak nie przypisuję poszczególnych planów “na sztywno” do kolejnych miesięcy. Konkrety planuję tylko na kwartał do przodu i to u mnie działa!
TAK = NIE
Znów trochę eliminacji! Kiedy jednemu zadaniu mówisz „tak”, to dla innego oznacza „nie”. To założenie jest oczywiste, bo doba ma tylko 24h i nie jest z gumy, ale (wstyd się przyznać) pilnuję tej zasady z żelazną dyscypliną dopiero od kilku miesięcy. I muszę przyznać, że lubię jej konsekwencje!
Szczególnie, że do tej pory raczej przeważało u mnie TAK i w efekcie mówiłam nieświadome NIE wielu bardzo ważnym rzeczom (jak na przykład, tu się zdziwicie, pisaniu postów na bloga!)… Czemu? Do dziś się zastanawiam. Spuśćmy na to zasłonę milczenia.
Odkąd jej przestrzegam, mam dużo więcej czasu na rzeczy ważne. I zagłuszam nią wyrzuty sumienia, że komuś odmawiam, skutecznie jak mało czym :)
Dbam o siebie
Planuję nie tylko pracę, biorę również poprawkę na odpoczynek i czas wolny. Nie odmawiam sobie tych rzeczy, wręcz czasem je sobie wmuszam. Bo jestem z tych co zapominają, że kupili zapas maseczek, które trzeba zużyć albo odkładają wizytę u kosmetyczki jak gdyby to była najcięższa praca dnia. Nie mówiąc już o książkach, które czekają na przeczytanie!
Jak przekonałam się w czasach gdy pracowałam w korporacji, nie ma nic lepszego niż wieczorne olanie tematu pracy. Dlatego daję sobie czas na relaks bez najmniejszych wyrzutów sumienia!
Realizacja planów idzie wtedy dużo lepiej! Bo w końcu człowiek zmęczony i niezadbany nie ma szans pracować na pełnych obrotach…
Jestem uważna…
To bardziej strategia działania, ale bardzo ważna, więc warto o niej wspomnieć! Bo niszczy plany skutecznie jak mało co!
Wiele razy zdarzyło mi się tak, że mimo posiadania najlepszego planu pracy, był on burzony przez jedno upierdliwe zadanie. Takie na które nie miałam najmniejszej ochoty, a musiało być zrobione. Zwykle odkładałam je na wieczne później, przez co inne plany padały i to był początek końca – przynajmniej dobrego humoru!
Na początku oczywiście się biczowałam – jakże by inaczej. Taka jestem okropna i nieogarnięta, że nie mogę się zmusić do wykonania jednej ważnej rzeczy! A potem coś zrozumiałam. Nie ma takiego planu, który nie zawiera żadnego upierdliwego zadania.
Wymyśliłam, że jeśli chcę osiągnąć cel, muszę:
– być uważna i rozpoznać “upierdliwe zadanie” zanim ono mnie zdominuje
oraz
– znaleźć szybko wyjście z tej sytuacji.
Jednym z takich rozwiązań jest zmuszenie się do wykonania takiego zadania, ale nie jestem w tym dobra. Jeśli już mi się to uda, zabiera mi to cały dzień i okupione jest wieloma podejściami jak pies do jeża. Zostawiam to na bardzo ważne przypadki.
Alternatywnie, deleguję – szukam specjalisty, proszę kogoś o pomoc.
Alternatywnie, wykreślam tę część planu, z wszelkimi tego konsekwencjami.
Kontroluję się…
… ale bez przesady. Co to znaczy? Już mówię. Otóż długo zastanawiałam się jak to zrobić, żeby zaobserwować ile tak naprawdę czasu przeznaczam na pracę? Przecież to podstawa do planowania przyszłych zadań prawda? Skąd mam wiedzieć ile zajmie mi napisanie posta, skoro nie pamiętam ile czasu zajęło mi to ostatnio?
Odpowiedzią na tę potrzebę jest narzędzie IFTTT, które działa mniej więcej tak: ustawiasz, że jeśli stanie się COŚ to na stać się COŚ. Proste :)
We wspomnianym przypadku zaprogramowałam w nim, że:
– jeśli wcisnę zainstalowany przycisk na moim iPhone, to IFTTT zacznie rejestrować mój czas pracy w arkuszu kalkulacyjnym Google. Jak wcisnę guzik ponownie, zakończy liczenie czasu.
I tak, małym nakładem pracy, wiem ile i kiedy pracowałam :) Genialne!
Jeśli chcielibyście skorzystać z tej funkcji, nic prostszego – tu macie link. Żeby jednak dobrze działała, trzeba przed pierwszym użyciem zmienić w automatycznie utworzonym arkuszu Google, w jego właściwościach, lokalizację na „Stany Zjednoczone”. Inaczej będzie pokazywał błędy. Ale to 3 minuty pracy :)
Czasem nawet najlepszy plan jest zły
Podchodzę więc do planów elastycznie. Doświadczenia jakie opisuję w serii #BiznesMamy nauczyły mnie, że na pewne zadania czasem jest dobry czas, a czasem zły. I nic nie zrobisz.
Uznaję, że w obrębie jednego lub dwóch dni, mogę pewne sprawy odpuścić, jeśli nie czuję, że jest na nie odpowiedni czas. Jednak w skali makro, chciałabym żeby zadania były wykonane. I paradoksalnie, często odpuszczenie motywuje mnie, by jednak zrobić mały krok do przodu. A potem to już idzie łatwo!
Może nie jest to jakiś super ekstra instruktażowy tekst, ale strategie w nim przedstawione zdecydowanie są warte uwagi i polecam je od serca!
Przyczyniły się do tego, że więcej planów udaje mi się doprowadzić do końca, a samo pracowanie nad nimi nie odbywa się w jakichś specjalnie wielkich bólach, także to coś znaczy :) Szczególnie dla takiego beznadziejnego przypadku jakim byłam jeszcze na początku studiów (chociaż nie wiem czy to się jeszcze liczy – to było prawie 10 lat temu!).
Podejrzewam, że każdy z nas ma jakieś takie “sekretne strategie”, które mogłyby pomóc innym! Więc jeśli nie masz nic przeciwko ich ujawnieniu, napisz coś więcej o nich w komentarzu na dole? :)
Miło zacząć dzień od Twojego wpisu :) To chyba będzie długi komentarz bo kilka rzeczy przyszło mi do głowy. Po pierwsze podziwiam Cię, że nie “straciłaś zmysłów” i mimo pięknego stanu w jakim się teraz znajdujesz, jesteś świetnie zorganizowana. Jeśli już mowa o planowaniu to z pewnością blog jest przygotowany na Twoją powiedzmy chwilową nieobecność :) Jestem bardzo ciekawa Twoich kolejnych wpisów o godzeniu macierzyństwa z pracą i Twoich sposobach na nową organizację życia, bo życie na pewno nieodwracalnie się zmieni :) U mnie też zdecydowanie bardziej sprawdza się planowanie na max 3 miesiące. Jeśli myślę w skali roku to… Czytaj więcej »
Ja uwielbiam planować, bo porządek w mojej głowie mnie uspokaja :) Największy problem u mnie stanowi branie za dużo na siebie. Od jakiegoś czasu mocno się temu przyglądam i powoli się uczę się ograniczać swoje zobowiązania. Dbanie u siebie też tu jest kluczowe: przede wszystkim chodzę wyspana i co jakiś czas zadaję sobie pytanie ‘Co chcę robić, co mnie relaksuje?’ zamiast ‘Co powinnam zrobić?”.
Podobają mi się Twoje strategie, tym bardziej, że doszłaś do nich sama i wiesz teraz, że się sprawdzają.
Nie wiem, czego się życzy kobietom w ciąży: udanego rozwiązania? ;)
Idealnie na poniedziałek (: Najbardziej bliski mi jest punkt o upierdliwym zadaniu, które najczęściej u mnie wisi i wisi i wisi, jak wisielec. Choć często po postu za nie się biorę i rozprawiam, zdarzają się dni, kiedy idiotycznie przekładam i wkurzam się na świadomość, że ono jest, ale ją od siebie odsuwam. Człowiek czasami postępuje idiotycznie (: Planowanie jest bardzo pomocne, byleby nie popadać w nadmiar i zbyt sztywne trzymanie się planu. Oraz planowanie dla samego planowania – tak, to też przerabiałam.Teraz, trochę mądrzejsza planuję mniej i więcej wplatam odpoczynku. Bo nic tak nie motywuje do pracy, jak perspektywa, że… Czytaj więcej »
Dzięki! :)
Zabieram się za moje upierdliwe zadanie! Basta! Męczy mnie już tydzień! : ) Dzięki. Co do Twoich rad to planowanie panowaniem ale planowanie z dzieckiem to dopiero jazda bez trzymanki! Już co nieco ogarniam ale nadal mam trudności z takim malutkim planowaniem, nie miesiąc, dwa, nie rok ale dzień, godzina. Podział ogromnego zadania na małe kroczki, na minuty. Trudne. Nic tam, trzeba podnieść głowę i się uczyć :). Pozdrawiam Kasiu!!! :) Piękny czas – ciąża.
Trzymajcie w takim razie kciuki! :D Za mnie i moje przyszłe planowanie :)
Trzymam, trzymam :) mocno! Dasz radę, z taką wiedzą i zapleczem. Dziecko doda tylko nowej energii i ciekawych pomysłów :). Już przecież kilka przyniosło :). Upierdliwego zadania nie zrobiłam :/, ale! Chociaż zaczęłam, to już krok do przodu :).
Staram się planować właśnie w poniedziałki, bo wtedy mam zapał i nową energię po weekendzie :)
Ja z kolei kieruję się nieco innymi zasadami. Od paru lat żyłem w przekonaniu, że potrafię pracować efektywnie. Robię dużo, nie zawracam sobie głowy pytaniami czy akurat mi się chce i potrafię tak dobierać zadania, by dawały jak najwięcej efektów. Czasem jednak stawałem w miejscu. Zrealizowałem wyznaczone na dany dzień zadania i nie wiedziałem co dalej, więc robiłem sobie wolne. Na następny dzień lista rzeczy do zrobienia świeciła pustką, albo miałem poczucie, że uporałem się z tym co miałem zrobić, ale nie zrobiłem niczego nowego. Wtedy traciłem czas, aby zastanawiać się nad tym co mogę teraz zrobić, aby pchnąć sprawy… Czytaj więcej »
Dokładnie, też uważam, że trzeba mieć plany długoterminowe, bo dzięki nim możemy ukierunkować swoje działania każdego jednego dnia tak, żeby zbliżać się do ich realizacji. Ja dodatkowo jeszcze notuję wszystko w notatniku, żeby mi nie umknęło nic z głowy, a przy tym może akurat któryś z pomysłów przyspieszy realizację któregoś z celów.
Też zacząłem prowadzić w Evernote pamiętnik. Pod każdym dniem jest obowiązkowe pytanie do siebie samego: “co udało ci się dziś zrobić co wpłynęłoby na Twoją przyszłość?”. Jeśli wpisuje tam nic kilka dni z rzędu oznacza, że coś źle zaplanowałem.
Ja swoje plany tworzę na tydzień do przodu i najlepiej to u mnie działa. Wiem, czego mogę się spodziewać i efektywnie potrafię wykorzystać czas jaki mam do dyspozycji. Oczywiście, żeby nie było że brak mi jakiejkolwiek strategii,wszytko jest podparte dalekosiężnymi celami jakie chce osiągnąć. 90 dni to raczej w moim przypadku niewykonalne :)
Mogłabym się podpisać pod wszystkimi punktami ;) swego czasu testowałam wszelkiego rodzaju sposoby na lepszą organizacje, ale nic nie pomogło mi bardziej niż po prostu odpuszczenie części spraw i wrzucenie na luz :) nie da się zrobić wszystkiego w jednym czasie i trzeba się z tym pogodzić :) a w odkłądaniu na później nielubianych zadań (nawet takich zajmujących ledwie kilka minut) jestem chyba mistrzynią :D
Wciąż zdarza mi się brać za dużo na siebie, jednak nad ty/m pracuję i od dawna nie zgadzam się np. na projektowanie rzeczy, które nie są związane z moim profilem działalności. Długa droga jednak jeszcze przede mną:)
Podoba mi się pomysł z regułą TAK=NIE. Zacznę stosować u siebie. Dziękuję.
Nauczyliśmy się mówić „Nie”. Grzecznie, stanowczo, bez agresji. Ludzie próbowali przedstawiać nam swoje priorytety i udowadniać, że to nasze własne. Może kiedyś tak było, ale teraz „Nie”. Pozdrawiamy wszystkich umiejących mówić “Nie”. Marta & Olek
Świetny tekst. W wielu miejscach, gdy opisujesz jaka byłaś, mam wrażenie jakbyś opisywała mnie teraz, czyli jest chyba dla mnie nadzieja :) Jestem mistrzem w narzucaniu na siebie nowych rzeczy, obowiązków, które mnie w danej chwili interesują i postanawiam – od dziś będę to robić codziennie. A potem mi się to wszystko nawarstwia, niepostawienie ptaszka przy tym zadaniu powoduje wyrzuty sumienia i w efekcie czynność, która miała mnie rozwijać i sprawiać przyjemność staje się tylko kolejnym żmudnym obowiązkiem. Elastyczność. Tego mi trzeba przede wszystkim :)