Jak poradzić sobie z nawałem zadań?

Jak właśnie zauważyłam, posty poradnikowe piszą się same, ale tylko pod warunkiem, że mam akurat jakiś problem do rozwiązania. Poprzednio zmagałam się ze zmarnowanym dniem, dziś odwrotnie! Wróciłam niedawno z Londynu i mam tysiąc rzeczy do załatwienia, które czekają grzecznie w kolejce niczym ta powyżej, ale nie wiem kiedy się zdenerwują i obrócą przeciwko mnie! Krótko mówiąc nie wiem w co mam ręce włożyć (stąd też na blogu mnie trochę mniej, ale Ci co czytają mój blog dłużej doskonale wiedzą, że to chwilowe i zawsze robię wielki come back :))

Jak zatem radzić sobie w takich sytuacjach? Jak nie dać się marazmowi i prokrastynacji? Oto kilka moich sprawdzonych patentów!

Ustal co jest naprawdę ważne

Nie dla kogoś, ale dla Ciebie! Często spotykam się z koncepcją, że powinniśmy znać 3 najbardziej priorytetowe zadania i w 100% się z nią zgadzam! Nauczyła mnie tego kiedyś znajoma psycholożka: nie mogę robić wszystkiego na raz, bo się nie da. Za to jeśli skupię się na 3 najważniejszych rzeczach to zrobię je szybko i zamiast motać się w decyzjach będę miała więcej czasu na dalsze zadania! Jeśli chcesz dowiedzieć się czegoś ciekawego o zarządzaniu priorytetami zajrzyj koniecznie do tego artykułu Edyty z Life Skills Academy!

Pogódź się z tym, że pewne sprawy pozostaną niezałatwione

Perfekcjoniści mogą się za to twierdzenie obrazić, ale ja i tak preferuję podejście realistyczne. Czy kiedykolwiek udało Ci się wykonać jakiekolwiek zadanie w 100%? I nie, 99% to nie to samo co 100%! Zgodnie z zasadą Pareto możemy przyjąć, że 80% czasu spędzonego nad realizacją zadania zajmie Ci zrobienie jego najtrudniejszych 20%! Czy przypadkiem Tobie też nie zdarzyło się przesiedzieć całą noc „dopieszczając projekt,” podczas gdy jego wersja podstawowa zajęła Ci raptem godzinę?

Spróbuj rozpoznawać zadania, których realizacja na 100% jest mało prawdopodobna i przechodź do kolejnych zamiast bezproduktywnie walczyć z wiatrakami!

Rozważ używanie lepszych narzędzi

Masz zwykły papierowy kalendarz? Cieszy mnie to, ja też je uwielbiam! Ale czy wystarczająco często do niego zaglądasz? A może poddałeś się presji otoczenia i próbujesz ogarnąć swój czas i zadania używając smartfona, ale średnio się z nim dogadujesz? Jako osoba, która przetestowała już chyba każde możliwe narzędzie do organizowania czasu i zadań powiem Wam, że aby znaleźć odpowiednie dla siebie trzeba spróbować wielu różnych. Nie ma takiego, które odpowiadałoby mi w 100% i żadne nie jest w stanie działać samodzielnie – papierowy planner nie wyśle mi przecież przypomnienia o określonej godzinie, a lista to-do w smartfonie nigdy nie będzie tak łatwa do wypełnienia i elastyczna jak ta w notesie! Ale spokojnie, jest nadzieja! Można odpowiednio dobrać sobie narzędzia by pomagały, a nie powodowały wyrzuty sumienia, że masz a nie korzystasz :)

Kalendarz/Notes:

• Niech będzie ładny i wyjątkowy! Możesz zrobić go samodzielnie albo kupić w sklepie (i np. trochę przepłacić jak ja i moje Moleskine ;)) wtedy na pewno o nim nie zapomnisz! P.S. Czytałaś już mój sentymentalny post “Miłością darzę moje kalendarze“? :)
• Pamiętaj, że musisz do niego zaglądać! Notuj w nim jak najwięcej spraw tak by np. przy okazji szukania tygodniowej listy zakupów natknąć się na ewentualnie zapomniane notatki!

Smartfon:

• Wybór darmowych aplikacji wspomagających produktywność jest ogromny – tutaj znajdziesz kilka moich ulubionych!
• Koniecznie spróbuj odciąć się od powiadomień o nowo napływających zadaniach! Nie popsuje Ci to humoru podczas odkopywania się, a przecież jesteś zajętą osobą więc i tak nie zajmiesz się nimi od razu, nie?

Zjedz tę żabę vs. zrób to co lubisz

Wiem, że zarówno jedna jak i druga metoda ma swoich zwolenników. Sama nie opowiadam się po żadnej ze stron i przyznaję, że nie mam preferencji co do ich stosowania. Czasem zaczynam dzień od spraw zaległych, na których wykonanie nie miałam najmniejszej ochoty przez ostatnie tygodnie (bo akurat dziś obudziłam się w świetnym humorze, słonko świeci i mam powera!), a czasem gdy czuje się gorzej, cały dzień robię tylko te prace, które mi się podobają i nie robię sobie z tego powodu wyrzutów. Ale zawsze pamiętam by nie stać w miejscu i robić cokolwiek co popchnie mnie do przodu!

Zaprzyjaźnij się ze słowem “produktywność”

Nie musisz zostac od razu jej mistrzem, ale zastosowanie sie do kilku wskazówek usprawiających pracę nie zaszkodzi :)

Zobacz też: Infografiki, które mogą zmienić Twoją codzienność

Zadbaj o przyszłość!

Zastanów się (szczerze!) czy to Ty spowodowałeś to nawarstwienie się obowiązków (prokrastynacjo won!) czy może po prostu los tak zarządził?

Dobra wiadomość jest taka, że w obu przypadkach możesz spróbować zapobiec nawałowi zadań w przyszłości!

Jeśli uważasz, że to Twoja wina ponieważ zadania, z którymi miałeś się uporać ciągle odkładałeś na jutro zastanów się czy było warto… Jeśli nie, uruchom plan zapobiegawczy! U mnie świetnie działa robienie zadań na zapas, nawet kosztem opóźnienia czegoś co miałam zrobić wcześniej – serio! Zamiast poczucia winy, że czegoś nie zrobiłam, jestem z siebie chociaż trochę dumna, bo mam zrobione część pracy na przód.

Jeśli jednak zadania skumulowały się z przyczyn losowych zastanów się co mogłeś zrobić lepiej? Może były jakieś zadania, które mogły być zrealizowane mimo choroby? Może to czytanie książek (tak, tak! przed nadejściem nowego roku przypomni Ci się, że miałeś takie postanowienie rok temu!) albo nawiązanie kontaktu z dawno niewidzianymi znajomymi? Każdy czas można twórczo wykorzystać i warto mieć to na uwadze na przyszłość!

Daj sobie więcej czasu

Wiem, że kusi Cię aby wyznaczyć jeden dzień, który będzie dniem zaległych zadań, ale pamiętaj z jakiego powodu one narosły. Może nie panujesz nad czasem tak świetnie jak Ci się wydaje? Aby uniknąć przykrego poczucia ponownego “zawalenia sprawy” i konieczności wyznaczania kolejnego dnia na zaległe zadania, po prostu od razu przeznacz na ten cel 2 razy tyle, czyli 48 godzin! Później możesz spróbować ten czas skrócić i trenować niczym biegacz do maratonu, ale czyż nie lepiej jest dać sobie na początku większą szansę na sukces? :)

“Z moich doświadczeń wynika, że kreatywnej pracy na najwyższym poziomie nie można wykonywać, gdy jest się nieszczęśliwym.”

Albert Einstein

A co Wy robicie w takich sytuacjach? Listy? Delegujecie? A może po prostu medytujecie dla wykurzenia stresu i działacie dalej w swoim tempie?