Jak zmienić pomysł w projekt biznesowy?

Na pewno zastanawiałaś się wiele razy jak zmienić pomysł albo luźny plan w poważny projekt biznesowy. Nie że od razu każdy biznes musi być poważny, bo nie musi! Ale jeśli chcesz sprawnie realizować swoje plany przydałoby się je traktować z powagą na jaką zasługują :)

Zrobienie dobrego planu i potraktowanie go jak prawdziwego projektu biznesowego bywa wyzwaniem, szczególnie dla początkujących, dlatego poprosiłam Olę Osewską Maj – managerkę projektów, która pracuje z nami w zespole kasiapszonicka.pl – o napisanie dla Ciebie artykułu o tym jak zamienić luźny pomysł w poważny projekt biznesowy!

Uprzedzam, wyszedł z tego dość obszerny i mega wartościowy materiał, więc rób sobie kawę, przygotuj sobie narzędzia do robienia notatek i możesz zabierać się za lekturę!

K.

Jak zmienić pomysł w projekt biznesowy?

Większość działań jakie prowadzimy w biznesie można zamknąć w ramach różnego rodzaju projektów. Projekt, mówiąc prostym językiem, to zbiór zadań, narzędzi, zasobów ludzkich koniecznych do realizacji pomysłu. Ważnymi elementami są również czas oraz budżet.

Prowadząc biznes realizujesz, świadomie lub nie, wiele projektów. Świadome zarządzanie projektowe w biznesie uporządkuje Twoje działania, zaoszczędzi Twój czas, pieniądze oraz przyspieszy realizację marzeń!

W tym artykule postaram się przeprowadzić Cię, krok po kroku, przez istotne aspekty każdego projektu biznesowego.

Czas

Czas w planowaniu projektów odgrywa bardzo istotną rolę. Na początku, dla wielu zadań, działań szacujemy czas „na oko”. To zupełnie normalne, pogódź się z tym. W tym aspekcie nie ma gotowego rozwiązania. Każdy wykonuje swoją pracę wg własnego rytmu. Coś, co jedni mogą zrobić w godzinę Tobie może zająć 2 godziny lub 15 minut. Aby nabrać wprawy w szacowaniu czasu, trzeba zacząć działać. Jak się do tego zabrać, gdy nie masz kompletnie pojęcia jak przebiega proces? Ile czasu potrzeba na realizację tego zadania? Itd. Oto moje wskazówki:

1. Research – dowiedz się u ekspertów, w dedykowanych grupach lub forach może zająć czasu (Internet pełen jest informacji na praktycznie wszystkie tematy, wszystkie branże)
2. Praktyka – spróbuj samodzielnie wykonać zadania, licząc czas ich realizacji

Zanim zaczniesz bazować na własnym doświadczeniu, miej z tyłu głowy myśl, że każde zadanie może zająć więcej czasu niż przewidujesz. Pamiętaj o buforze czasowym, lepiej szacować więcej czasu niż zbyt mało 😉

Cel, rezultat, efekt

Zacznij od końca. Skup się na efekcie końcowym projektu. „Ostatecznym produktem” każdego projektu jest realizacja pomysłu, osiągnięcie konkretnego rezultatu. To właśnie od określenia celu, nazwania tego pomysłu warto rozpocząć pracę nad każdym projektem.

Gdy już nazwiesz ten pomysł lub cel, określ do kiedy chcesz go zrealizować (chodzi o konkrety).

Przykład: będę mieć firmową stronę www w marcu 2020 lub założę firmę w kwietniu 2020

Skup się na samym rezultacie. Na tym etapie nie rozważaj, nie zadawaj sobie pytań: czy, kto, z kim, gdzie, kiedy, jak… Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w kolejnych krokach.

Etapy, kamienie milowe projektu

Zastanów się przez chwilę jakie kroki należy zrobić, aby spełnić to marzenie, osiągnąć cel w założonym czasie. Myśl o projekcie jak o drodze do celu. Na tym etapie nie myśl jeszcze o tym czego nie potrafisz zrobić, kogo musisz zatrudnić, co dokładnie potrzebujesz…

Pomyśl o celu i wypisz etapy działań, które doprowadzą Cię do osiągnięcia rezultatu. Moja podpowiedź: rozpisz projekt w formie mapy myśli, wypisz wszystkie duże kroki na drodze do realizacji tego pomysłu.

Te kroki mają zawierać wszystkie niezbędne działania do realizacji projektu.

Przykład: cel – firmowa strona www

Krok 1 – Research dotyczący tworzenia stron www (informacje dotyczące wszystkich możliwych opcji tworzenia stron www np. firmy wykonujące strony, systemy, hostingi, domeny)

Krok 2 – Plan strony www – stworzenie wstępnego szkicu wymarzonej strony www (przegląd stron konkurencji / stron zagranicznych)

Krok 3 – Przygotowanie materiałów na stronę (grafiki/ teksty/ informacje…)

Etap 4 – Realizacja planu (tworzenie strony www)

[opcjonalnie] Etap 5 – Promocja strony

Projekty towarzyszące

Rozpisując projekt biznesowy może okazać się, że uwidocznią się projekty towarzyszące. Projekt towarzyszący to, po prostu, jeden z „dużych kroków” projektu. Taki, który jest niezbędny lub mile widziany 😉

Przykład widnieje wyżej. Promocja strony może być opcjonalna, ale jest na tyle złożona, że warto ją potraktować jako osobny projekt.

Teraz zapewne zastanawiasz się, skąd masz wiedzieć czy ten albo tamten krok jest na tyle złożony, aby traktować go osobno. Nie ma uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie, ale przechodząc do następnego kroku, jakim jest planowanie, możesz się o tym przekonać osobiście.

Planowanie

Na tym etapie projektu można przystąpić już do wstępnego planowania. Jak to zrobić? Od czego zacząć?

Każdy duży krok „rozbij” na jak najmniejsze zadania (do tego również możesz użyć mapy myśli), zastanów się nad zależnościami między zadaniami i nadaj im konkretną datę z kalendarza.

Zależności. Może się zdarzyć tak, że czas wykonania niektórych zadań, będzie zależał od terminu wykonania innych 😊. Trochę to zawiłe, więc postaram się wyjaśnić na przykładzie: Firma lub osoba, której zlecisz wykonanie strony www, nie rozpocznie pracy bez jej wstępnego szkicu.

Zapewne natrafisz na (niejedno) zadanie, gdzie ciężko Ci będzie oszacować ilość potrzebnego czasu – wróć do punktu Czas. (wyżej) i zaufaj swojej intuicji 😉. Nie zatrzymuj się tylko dlatego, że brak Ci doświadczenia. Czasem możesz pozostawić zadanie bez daty i uzupełnić ją w późniejszym terminie.

Jak planować? Tak aby realizować! Ale przejdźmy do przykładu.

Przykład: Pamiętam o celu: będę mieć firmową stronę www w marcu 2020 (czyli ostatni etap ma się zakończyć w marcu 2020 )

Każdy z nas ma inną sytuację życiową i tym samym ma mniej lub więcej przestrzeni czasowej dziennie, tygodniowo, miesięcznie – planując dopasuj to do twojej konkretnej sytuacji i możliwości. Rozkładaj zadania na jak najbardziej szczegółowe – nawet jeśli wyda Ci się to głupie. To idealne rozwiązanie na start.

W moim planie na stworzenie strony internetowej mam 3-4 miesiące. Zakładam, że najdłuższy etap to ten związany z realizacją więc na niego będę potrzebowała najwięcej czasu (niemniej widzę, że Etap 3 będzie mógł iść/ się dziać równolegle z Etapem 4). Etap 5 – Promocja Rozpiszę jako osobny projekt i będzie równoległy w czasie (tj. zakończy się również w marcu 2020)

Szacuję czas potrzebny na realizację poszczególnych etapów, widzę zależności, jeśli nie wykonam etapu 2 nie mogę przystąpić do realizacji i zbierać materiałów. Etap 1 natomiast warunkuje to czy zrobię to samodzielnie (i będę potrzebować więcej czasu) czy deleguję to zadanie (w międzyczasie zajmę się realizacją zadań z Etapu 5).

W tej sytuacji rozpisuję w kalendarzu zadania dla Etapu 1,2,3 a Etap 4 zostawiam na moment kiedy będę już wiedzieć czy samodzielnie się tym zajmuję czy zlecam komuś to zadanie. I tu przechodzę do kolejnego aspektu projektu biznesowego.

Zasoby ludzkie, materialne

Na etapie tworzenia planu, harmonogramu zadań danego projektu, można zdać sobie sprawę z tego, że nie wszystkie zadania jesteś w stanie wykonać samodzielnie ze względu na brak czasu/kompetencji lub odpowiednich narzędzi, wtedy warto rozważyć czy inwestujesz (w narzędzia/ szkolenia) czy delegujesz – wynajmujesz firmę, nawiązujesz współpracę, itd.

Gdy masz już wstępny plan zadań łatwo jest określić, jakich kompetencji, umiejętności czy narzędzi potrzebujesz aby zrealizować projekt.

To ten moment w którym decydujesz się czy zlecić zadania czy nabyć kompetencje. To wszystko jest uzależnione od sytuacji w której jesteś. Czy masz wpływ na budżet, czas realizacji projektu, na jego efekt końcowy oraz zakres zadań?

Jeśli sam sobie jesteś panem i decydujesz o całości projektu, decyzje są prostsze niż wtedy, gdy decyzje są narzucone odgórnie.

Nie obędzie się tutaj bez analizy kosztów i zysków.

Budżet

I tu bardzo gładko przechodzimy do istotnego tematu jakim są PIENIĄDZE. Budżet. Jeden z bardziej istotnych aspektów każdego projektu, to od niego często zależy sukces bądź porażka projektu.

Tu, również, wszystko zależy od sytuacji – czy jesteśmy w stanie sami wykonać wszystkie zadania danego projektu, czy niezbędne jest inwestycja w zewnętrzne zasoby? Czy wszystkie materiały, sprzęty, narzędzia potrzebne do realizacji zadania mamy bezpłatnie? Nie sądzę. Należy pamiętać, że czas jaki poświęcasz na realizację zadań to również pieniądz. Zanim zaczniesz realizować wszystko samodzielnie (bo wydaje się być taniej) zastanów się czy w czasie kiedy Ty realizujesz zadanie, mógłbyś wykonać coś co zarobi pieniądze. Jeśli tak jest, deleguj! Jest szansa że zysk będzie większy, efekt szybszy, a to przecież same plusy dla projektu.

Ryzyko

Idealnie byłoby gdyby plan projektu gwarantował brak porażek czy niepowodzeń. Rozczaruję Cię, nawet w najlepiej zaplanowanym projekcie istnieje ryzyko niepowodzeń. Nie martw się, planowanie to wspaniały moment na zastanowienie się nad możliwym ryzykiem. W tym kroku możesz uniknąć niektórych niepowodzeń, a niektóre przewidzieć i zawczasu pomyśleć o rozwiązaniach.

Najlepiej przeanalizować każdy z etapów, wypisać możliwe ryzyka i wymyśleć kilka rozwiązań. Przydadzą się (oby nie) w razie problemów, wiadro z piachem będzie gotowe (ponoć pożarów nie powinno się gasić wodą a pianą lub piaskiem – ale w tej kwestii nie jestem specjalistką). Najgorzej gasić pożary, podpałką do grilla 😉, ale niestety często tak bywa, że gdy coś się sypie szukamy pierwszego lepszego rozwiązania, nie myśląc o konsekwencjach.

Oczywiście wszystkiego nie przewidzisz i to jest normalne. Ale jeśli trafi Ci się nie terminowy grafik, albo taki, który kompletnie nie rozumie Twojej wizji, możesz rozwiązać umowę bo masz namiar na kolejnego…

Koordynacja i aktualizacja projektu

Załóżmy, że realizacja projektu już ruszyła. Większość zadań została zaplanowana. Na tym etapie wiesz:

• co i komu będziesz delegować,
• kto i za co jest odpowiedzialny,
• co i kiedy powinno się wydarzyć.

Projekt żyje własnym życiem, jednak jeśli chcesz, aby efekt został osiągnięty przestrzegając zaplanowanego czasu i budżetu, trzeba go pilnować.

Nie jest tak, że jeśli raz ustaliłaś daty, zakres działań, koszt – to wszystko będzie grać aż do końca.

Każdy projekt wymaga koordynacji i wprowadzania aktualizacji. W zależności od ilości osób zaangażowanych w projekt, zakresu zadań, należy monitorować postęp zadań i zgodność z planem. Zdarzyć się może, że jedno zadanie wypadnie lub przesunie się w czasie, a to wpłynie na inne.

Dobrą praktyką, wg mnie, jest ustalić sobie jeden dzień w tygodniu na sprawdzenie etapów projektu i ewentualne aktualizacje. Dodatkowo jeśli zarządzasz zespołem (firmy lub osoby z którymi współpracujesz przy projekcie) warto ustalić kanał komunikacji i sposób raportowania – zwłaszcza jeśli jest to bardzo duży projekt. To zaoszczędzi Twój czas jako osobie zarządzającej i tym samym da ogląd na całą sytuację.

Podczas aktualizacji, sprawdzania stanu postępu zadań sprawdź czy Twój projekt nadal zmierza w stronę obranego celu. Jeśli tak – fantastycznie, jesteś na dobrej drodze. Jeśli nie, sprawdź co się zmieniło i wróć na właściwą ścieżkę.

Narzędzia

Planowanie i zarządzanie projektami, generalnie, nie wymaga skomplikowanych narzędzi. Na początek wystarczy kartka papieru, planer lub kalendarz (papierowy lub elektroniczny). W ten sposób rozpiszesz etapy, poszczególne zadania – umieścisz je w czasie.

Jeśli już teraz wiesz, że większość działań w firmie będziesz planować projektowo, pomyśl nad dedykowanym narzędziem do zarządzania projektami. Jest wiele aplikacji, programów wspomagających zarządzanie projektami. Możesz wybrać taki, jaki odpowiada Twoim indywidualnym potrzebom np.:

• Integruje się z kalendarzem, którego używasz
• Przypisuje zadania osobom z zespołu
• Powiadamia o terminie zadania, przesyła raporty, podsumowania
• Pokazuje oś czasu, zależności zadań, nadaje priorytety
• I wiele, wiele innych

To samo dotyczy komunikacji. Jeśli pracujesz w zespole, to bardzo wybierzcie sposób lub narzędzie, które ułatwia Wam pracę. Dobra komunikacja jest, moim zdaniem, podstawą sukcesu przy realizacji projektu.

Nie od razu Rzym zbudowano

Zarządzanie projektami ma wiele aspektów, o których warto pamiętać. Wiele z nich zależy od specyfiki naszej pracy. Przytoczyłam kilka, które w mojej opinii są istotne. Jednak podstawą jest cel i plan. Jeśli jesteś na początku swojej drogi związanej z projektami biznesowymi, zacznij małymi krokami. Ubierz w słowa pomysł jaki chodzi Ci po głowie i znajdź na niego czas w swoim kalendarzu. Daj sobie czas na realizację (to może być nawet 3 – 6 miesięcy) i pamiętaj „Nie od razu Rzym zbudowano”. Zacznij od planu i zobacz czy to się sprawdza. Pamiętaj zawsze możesz skonsultować swój plan z kimś, kto zajmuje się zarządzaniem projektami zawodowo lub delegować jeśli uznasz za konieczne.

Testuj, próbuj – to najlepszy sposób na weryfikację czy to jest dla Ciebie! Ja wierzę, że sobie poradzisz.

Post napisała dla Was Ola Osewska-Maj – project managerka całego teamu kasiapszonicka.pl :) Koniecznie zajrzyj na jej blog https://okiemkierowniczki.pl/